保持您的企业记录是经营健康企业的重要组成部分。这不仅有助于您做出明智的商业决策，还可以帮助您符合税收抵免和贷款的资格要求。随着许多小企业准备贷款申请或PPP贷款豁免申请，有条理的企业记录能为他们带来显著的好处。如果您想了解如何开始保持企业记录的有序，可以阅读以下五个提示。
了解需要保存的记录和保存期限
保持企业记录有序的第一步是了解您应该保存哪些记录。如果对于保存记录存在疑虑，您应该谨慎起见并保留它们。您应该保存以下记录：
- 企业税务申报
- 财务报表
- 总分类账
- 银行对账单
- 信用卡对账单
- 支票登记簿
- 收据
- 合同
- 商业协议
- 许可证和执照
- 保险文件
- 工资记录
- 新员工表格
请注意，以上翻译使用的是简体中文字符，这些字符主要在中国大陆和新加坡使用。如果您需要繁体中文字符的翻译，例如台湾和香港地区使用的，请告知我！
这些记录应保存的时间因情况而异。通常，以下文件的保存期限如下：
- 工资计算依据的记录：2年
- 所得税申报记录：3年
- 工资记录：3年
- 销售和采购记录：3年
- 集体谈判协议：3年
- 就业税记录：4年
- 坏账减免申请：7年
- 若您未申报纳税，则所得税申报记录：永久保存
如果有疑虑，建议保留这些文件，但请确保您的文件有很好的组织，并标明日期。
分开您的资金
通过分开您的个人和专业银行账户，您可以帮助保持企业记录的有序。通过分开这些资金，您可以更好地追踪哪些支出属于您个人，哪些属于企业。如果您的公司是以有限责任公司（LLC）或公司的形式运营，必须开设一个单独的银行账户，但个体经营和没有“Doing Business As (DBA)” 的合伙企业则不需要。
了解日记账基础知识
保持企业记录有序可通过维护记录交易的日记账实现。这些日记账是您企业会计账簿的基础。首先要了解的是借方和贷方。当一个账户增加时，另一个账户会减少。在开始自己记录日记账之前，请确保您了解借方和贷方的工作原理。
数字化处理
为了避免损坏或意外丢弃文件，您可以考虑将企业记录制作成数字副本。您也可以保留纸质副本，但数字副本可以让您拥有两份记录，其中一份将保持原始状态。
使用可靠的会计软件
保持企业记录有序可能是一项令人生畏的任务，您可能会一直拖延，直到被大量文件淹没。您可以通过使用可靠的会计软件简化记录过程。使用会计软件可以帮助您组织文件、存储重要信息，并保存账簿的数字副本。
通过对记录习惯进行一些小调整，您可以确保再也不必翻阅文件。