作为一家小型企业雇主，您有责任在新年期间分发IRS W-2表格，以便您的员工开始申报联邦和州税。不幸的是，W-2表格可能相当令人困惑。幸运的是，下面有一份指南，应该能回答您在准备表格时可能遇到的常见W-2表格问题。
什么是IRS W-2表格？
W-2表格显示了员工一年的总工资和扣除的税款。您必须将W-2工资和税务报表发送给每位员工，并提交给社会保障管理局。您还必须提交W-2表格的总结，即W-3表格，提交给社会保障管理局。
谁会收到W-2表格？
您必须为每一位在过去一年中获得报酬的员工创建一份W-2表格，即使他们已不再为您工作。不要将W-2表格交给独立承包商。相反，您必须向承包商发送1099表格。
W-2表格包含以下信息：
- 员工的社会保障号码
- 员工的个人信息
- 您的企业信息和雇主识别号码（Employer Identification Number）
- 工资、小费和其他报酬
- 扣缴的税款
您可以从IRS或当地办公用品商店购买W-2表格。您可以在IRS网站上查看表格的样本，但不能使用这个样本。
您应该将每份W-2表格分别发送给员工和社会保障管理局（SSA），并且该表格有多个副本需要分发到特定的地方。这些副本如下：
- 副本A：与W-3表格一起邮寄或电子申报给社会保障管理局（SSA）。
- 副本B：发送给员工，用于他们的联邦税务申报。
- 副本C：发送给员工，供他们保存备份。
- 副本D：保留这份副本作为您的企业记录。
- 副本1：如果需要，与州、市或地方税务部门一起申报。
- 副本2：如果需要，发送给员工，让他们将此副本与他们的州、市或地方税务部门一起申报。
W-2表格应于1月31日之前发送给员工，并且您必须在同一日期之前将W-2和W-3提交给社会保障管理局（SSA）。如果1月31日是假日或周末，则W-2表格的截止日期为下一个工作日。
避免这些常见错误： 在填写表格时，确保没有犯以下常见错误：
- 使用过时的表格。
- 将W-2表格发送给IRS而不是SSA。
- 延迟提交表格。
- 提交手写的W-2表格。
- 格式错误。
- 使用IRS提供的样本表格。
- 剪裁、订书或折叠W-2表格。
- 使用美元符号。
- 在金额中没有使用小数点。
如果发现错误，您可以使用W-2c表格进行更正。